Partager une page Notion : le guide complet

Partager ou publier ? Quelle est la différence

Notion propose deux options pour partager des pages avec d’autres personnes

• Partager
• Publier

Différence majeure entre ces 2 options ?

Pour accéder à une page partagée, il faut obligatoirement disposer d’un compte Notion et avoir été invité par le propriétaire de la page (toi).

Alors qu’une page publiée est consultable par n’importe qui, comme n’importe quel site web.

PARTAGEE ⇒ Ta page reste privée, tu décides qui peut la voir

PUBLIEE ⇒ Ta page est publique, tu n’as aucun contrôle sur qui peut la voir

De manière générale, les pages partagées sont modifiables par les invités alors que les pages publiées restent en lecture seule, même si nous verrons plus tard que ce n’est pas une règle absolue.

Donc quelle option choisir pour quel usage ?

Peut-on partager ou publier une page gratuitement ?

Cette question est excellente car elle peut avoir un impact fort sur le type de partage que tu vas choisir.

PUBLIER une page est toujours GRATUIT quelque soit ta formule Notion.

Seules 2 options (non essentielles) nécessitent une formule payante :

• Expiration du lien
• Indexation par les moteurs de recherche

Nous reviendrons plus tard sur ces 2 options.

PARTAGER une page est UN PEU GRATUIT 🙂

Pourquoi je dis un peu ? Parce que cela dépend principalement du nombre d’invités que tu veux avoir simultanément dans ton espace.

Voici ce que permet Notion selon ta formule :

• Accès gratuit : jusqu’à 10 invités
• Forfait Plus : jusqu’à 100 invités
• Forfait Business : jusqu’à 250 invités
• Forfait Entreprise : jusqu’à 500 invités

Astuce pour ajouter plus d’invités gratuitement

Avec un seul compte Notion (donc une seule adresse mail), tu peux créer plusieurs espaces.

Comme le montre la photo, j’ai 2 comptes (2 adresses mails) et dans chacun j’ai 2 ou 3 espaces.

Cela permet de sépare les données mais cela permet aussi d’avoir plus d’invités !

C’est le nombre d’invité par espace qui est limité et non par compte !

Il y a tout de même une limitation, dans le sens où ces espaces sont indépendants donc tu ne pourras pas faire passer des données de l’un à l’autre.

Selon le cas, cela peut être embêtant … ou pas. Mais si tu as vraiment besoin de plus de 10 invités sans pouvoir/vouloir passer à la formule Plus alors c’est un bon compromis.

Tuto : Publier une page Notion

Maintenant que nous avons mis à plat la théorie, il est temps de passer à la pratique.

Commençons par le cas le plus simple : publier une page de ton espace Notion.

Publier la page

Ouvre la page que tu souhaites partager

Clique en haut à droite sur Partager

Puis dans la fenêtre qui s’ouvre sur Publier

Comme cette action va rendre la page publique, Notion va te demander de confirmer que tu veux bien publier ta page. Clique sur Publier sur le Web

A partir ce moment ta page est accessible sur le web ! Pour que les gens puissent y accéder, il te suffit de diffuser le lien (4) généré par Notion.

⚠️ Petite pause sécurité

N’oublie jamais que ce lien, même si tu penses l’avoir bien gardé, est susceptible d’être accessible par n’importe qui.

Ne partage donc jamais des informations sensibles en utilisant la publication !

Autre point d’attention important, lorsque tu publies une page, tu publies cette page ainsi que toutes ses sous-pages.

Par exemple, si je partage la page Mon espace Contenus, je vais aussi partager toutes les autres pages : Idées, Routine, Stratégies …

Alors soit très prudent quand tu choisis la page à partager, il sera parfois plus prudent de l’isoler pour être sûr de ne pas en partager trop 🙂

Voyons maintenant les quelques réglages possibles, en commençant par celles accessibles en formule gratuite :

Autoriser les modifications

(5) Tu peux permettre à tous ceux qui disposent du lien et d’un compte Notion d’apporter des modifications à la page. Pratique pour un projet à plusieurs mains mais là aussi prend en compte la sécurité de tes données.

Pour un travail collaboratif, je te recommande d’utiliser le partage de page plutôt que la publication dans la mesure du possible.

Autoriser les commentaires

(6) A la façon d’un article de blog ou d’un post sur les réseaux sociaux tu peux autoriser les visiteurs à laisser un commentaire sur la page. Comme pour modifier, pour laisser un commentaire il faut un compte Notion.

Si tu autorises la modification, les commentaires sont automatiquement autorisés aussi.

Autoriser la duplication

(7) Cette option est à utiliser si tu veux que tes visiteurs puisse créer une copie de ta page dans leur propre espace. C’est ce que j’utilise pour vous partager mes templates (retrouvez-les ici). Les copies faites sont totalement indépendante de ta page, tu ne verras pas ce qu’ils en font et elles ne seront pas mises à jour si tu fais des modifications.

Passons aux options réservés aux détenteurs d’une formule payante.

Indexation par les moteurs de recherche

(8) Activer l’indexation est fortement recommandé, voire indispensable si ton objectif est de publier un site web ou un blog, cela permettra à ta page de ressortir dans les recherches des moteurs de recherches tels que Google. Sans ça, tu ne pourras pas acquérir d’audience autre que par tes partages.

Si tu n’as pas cette prétention alors laisse cette option désactivée.

Expiration du lien

(9) Cette option est vraiment très pratique si tu veux limiter l’accès à ta page dans le temps, pas besoin de penser à la dépublier Notion s’en charge.

Dépublier une page

(10) Pour finir, à tout moment tu peux cliquer sur Dépublier que ta page redevienne privée !

Gère tes pages publiées

Notion offre (enfin) la possibilité de gérer ses pages publiées grâce à 2 nouveautés :

Bandeau sur les pages publiées

Toutes les pages publiées ont maintenant un bandeau d’information.

Grâce à ce bandeau, tu ne pourras plus travailler sur une page sans savoir qu’elle est publiée !

Cela est intéressant à plusieurs titres :

• Agir si ça ne devrait pas être le cas
• Penser à prendre des précautions pour la mise à jour de la page

Dans le jargon, on dit que cette page est en « production », c’est à dire qu’elle est visible de tes utilisateurs.

Si tu veux faire une modification, pense qu’il y a peut-être des utilisateurs sur la page à ce moment-là. Il est donc préférable de préparer tes modifications sur une version hors ligne et de venir faire un copier-remplacer au dernier moment et/ou de privilégier des heures de moindre affluence.

Liste de toutes les pages publiées

Ca c’était clairement la nouveauté la plus attendue !

Tu peux désormais voir toutes les pages que tu as publié d’un seul coup d’oeil !

Cela te permettra de régulièrement et facilement faire un tour d’horizon de ces pages pour voir si la publication et / ou le niveau de droit accordé sont toujours justifiés.

Tu peux accéder à cette liste depuis

• les paramètres d’une page publiée
• la section Sites du menu Paramètres et membres

Maintenant que tu es un.e pro de la publication passons au partage.

Tuto : Partager une page Notion

Inviter des personnes dans ton espace

Tout comme pour la publication commence par cliquer sur Partager en haut à droite de ta page.

Ensuite, tu vas pouvoir saisir les adresses mails de la ou les personnes que tu souhaites inviter.

Choisir le niveau d’accès

Pour chacun de tes invités , tu vas pouvoir sélectionner le niveau d’accès que tu veux leur donner :

⚠️ Attention, si tu veux que la personne puisse apporter des modifications, tout en étant en accès gratuit, tu vas devoir lui donner les plein pouvoir.

Il est important que tu sois conscient de ce que ça implique : la personne va pouvoir tout faire ! même partager ou publier la page !

Du coup, il peut être judicieux d’investir dans la formule payante pour bien protéger ton espace et garder le contrôle.

⚠️ Déjoue le piège de “Ajouter à l’espace de travail”

Une fois que tu as choisi le niveau d’accès, Notion va te proposer cette fenêtre :

⚠️ Surtout clique bien sur Ignorer pour l’instant, sans quoi ton invité ne sera plus un invité mais un membre ! Et un membre ça se paye !

Si tu es en accès gratuit tu basculeras automatiquement en formule Plus. Si tu es déjà abonné, tu payeras une licence de plus pour chaque membre … Ca peut vite chiffrer alors que tu n’en as pas besoin (9,5€/mois/membre) ! 🤑

Alors soit bien vigilant à cette étape !

Gère tes invités et tes membres !

Quand on a des invités dans son espace Notion, c’est comme à la maison, de temps en temps il faut s’en occuper un peu et vérifier que personne n’est là où il ne devrait pas, voire si ça ne serait pas l’heure de partir pour certains.

Au niveau d’une page, tu peux voir la liste de tes invités en cliquant sur Partager. Tu vas aussi pouvoir modifier leur niveau d’accès ainsi que supprimer son accès si il est tems pour lui de partir !

Pour gérer tes invités de façon plus globale, dans le menu de gauche, clique sur Paramètres et membres.

Dans la popup qui s’ouvre sélectionner le menu Personnes (1) puis l’onglet Invités (2)

Pour commencer, à droite de l’onglet Invités, tu peux voir le nombre d’invités de ton espace.

En dessous, la liste de tes invités s’affiche avec la liste des pages (3) auxquelles chacun d’eux accède.

Si tu veux supprimer ou modifier l’accès à une des pages, clique sur le nom de la page pour y accéder.

Si tu veux complètement supprimer l’invité, clique sur les … à droite (4) puis sur Supprimer de l’espace de travail.

L’option Attribuer le rôle d’administrateur est uniquement disponible pour la maxi formule Entreprise …

L’onglet de gauche correspond à tes membres, ceux pour qui tu payes.

Si le nombre à droite est supérieur à 1, clique et vas vite voir pour qui tu payes une licence supplémentaire ! Tout comme les invités, tu vas pouvoir supprimer les indésirables !

Te voilà armé pour partager tes pages Notion en toute sécurité !